Een automatisering mindset is het fundament
Als je dingen simpeler wilt maken, wilt zorgen dat je minder tijd kwijt bent aan randzaken op je computer, is het belangrijkste niet de techniek.
Wat veel belangrijker is dan dat, is de mindset.
Je moet op een andere manier gaan kijken naar de dingen die je doet op je computer. Zeker als je dingen aan het overtypen bent moet je je gaan afvragen waarom.
Ik denk dat er een paar belangrijke vragen zijn wanneer je iets gaat doen op je computer:
- Is dit iets wat ik vaker doe, en/of nu heel veel tijd gaat kosten?
- Hoe veel verschil zit er in de stappen iedere keer dat ik dit doe? Waar zit dit verschil?
- Zou de computer de “vaste” delen van deze stappen kunnen doen?
Als je daar start ben je al goed op weg. Vaak zijn er nog wel meer vragen te stellen; als de stappen bijvoorbeeld niet altijd exact hetzelfde zijn, kan het wel goed zijn dat er eigenlijk maar drie “sets” zijn.
Dan zou het dus prima kunnen dat je een automatisering hebt waar je gewoon een sjabloon kiest, en de computer de rest laat doen.
Stel dat je een administratiekantoor hebt, en je hebt vragen die je moet stellen voor de belastingaangifte. Dan denk je eerst misschien “Ja, maar als het voor een privé persoon is, is het anders dan voor een onderneming.”
Maar als je er wat langer naar kijkt zie je drie opties:
- “Dit is hoe ik het altijd doe voor een particulier”;
- “Dit is wat ik altijd doe voor een eenmanszaak of VOF”;
- “Dit is hoe ik het doe voor een B.V.”
Als je het terug hebt gebracht naar die drie, kun je bijvoorbeeld een TextExpander tekst maken voor die drie opties.
En dan typ je gewoon “vragenlijst.particulier” voor het eerste geval, of “vragenlijst.bv” voor de laatste.
Steeds zo kijken naar de dingen die je doet, en dan slimme oplossingen bedenken om het “beter” te doen, noemen we proces optimalisatie.
Dat is iets wat ik constant zelf aan het doen ben in mijn eigen ondernemingen. Ik vind het ook gewoon ontzettend leuk. En ik ben er nog goed in geworden ook.
Vind je het fijn als ik zo eens met jou meekijk, wat jij kan automatiseren? Vaak kun je uren per week besparen, soms wel uren per dag zelfs!
Laat me iets weten, en dan kijken we samen.