Zijn kleine automatiseringen wel de moeite?

Kleine automatiseringen als het genereren van de YouTube hoofdstukken lijken in isolatie vaak niet echt de moeite.

Is het nu echt handig om tijd te investeren in iets wat je ook even snel met de hand kunt doen, ook al betekent dat gegevens overtypen van de ene plaats naar de andere?

Nou, misschien niet. Eigenlijk is er een simpele tabel die het antwoord geeft, met dank aan xkcd.

Hier staat dus eigenlijk: als je iets kunt automatiseren zodat het je iedere dag één seconde bespaart, heb je na 5 jaar 30 minuten terug verdiend.¹

In theorie kun je hier dus 30 minuten aan besteden, en klopt het nog qua ROI.

Maar dan laten we een paar dingen buiten beschouwing. Hoe zit dat?

Hoeveel tijd kost het echt?

De eerste vraag is vaak: hoeveel tijd kost het echt? Een klein formuliertje invullen kost je misschien één minuut.²

Maar is het alleen het invullen van het formulier? Of moest je daarvoor ook eerst een apart programma openen? En misschien nog even naar de juiste pagina navigeren? Nu kost het je misschien al anderhalve minuut.

Dat lijkt niet veel, maar dat betekent dat het 50% meer is.

Hoeveel frustratie scheelt het?

En wat als dat programma ook nog eens heel naar werkt? Dat het iedere dag maar even 1 minut is, maar wel een “ugh, moet dit weer”.

Flossen is ook niet veel werk, en toch slaan mensen het regelmatig over, gewoon omdat het vervelend werk is. Ik heb er vaak ook helemaal geen zin in op het logische moment dat ik het moet doen: ik wil ofwel aan m’n dag beginnen, of ik wil naar bed.

Soms is de taak die je moet doen gewoon simpelweg niet leuk. En kost het niet per se heel veel tijd, maar wel veel energie.

Ik zit veel liever een uurtje een Python script te schrijven, dan dat ik 5 minuten gegevens moet overtypen van het ene programma in het andere.

De energie die dingen me kost is namelijk heel anders. Ik raak gewoon heel chagrijnig als ik dingen moet overtypen. Ik kan heel enthousiast worden als ik zie dat ik kan zorgen dat iets niet langer handmatig hoeft.

Ook al kost het Python-script dus meer tijd, uiteindelijk houd ik meer energie over, en kan ik de rest van de tijd beter inzetten. Het is een soort efficiëntie-slag; eerst je bijl aanscherpen voor je de boom omhakt.

Is het een onderbreking?

In het verlengde van frustratie: is het een onderbreking?

Stel dat je elk uur iets moet doen wat echt maar 10 seconden kost. Maar het moet wel gebeuren, ieder uur.

Of dat je je elke 108 minuten een cijfercode moet intypen, wat ook zo gedaan is, maar de computer waar dat op moet staat niet naast je.

Dan is het dus telkens een onderbreking.

Onderbrekingen zijn de grootste vijand van focus, terwijl focus enorm belangrijk is voor succes.

Als je er dus voor kunt zorgen dat je niet telkens moet stoppen waar je mee bezig bent, om even iets kleins te doen, en dan weer verder te gaan, scheelt dat niet alleen tijd — het scheelt in je focus.

Als we er van uit gaan dat het je vaak een kwartier kost om weer terug in de “zone” te komen nadat je er uit was (wat waarschijnlijk wel klopt), is de onderbreking dus geen 10 seconden, maar 15 minuten.

En dat maakt het een stuk interessanter om het te automatiseren, of dat nu betekent dat je er zelf meer tijd in stopt, of het automatiseren laat doen door iemand.

Voorkomt het fouten?

Wanneer je iets geautomatiseerd hebt zal het vaak — niet altijd, maar vaak — “deterministisch” zijn. Dat wil zeggen dat dezelfde invoer altijd hetzelfde resultaat oplevert.

In de praktijk betekent dat: het voorkomt fouten.

Waar je als mens makkelijk een typefoutje maakt, of je een keer vergist, zal de computer dat nooit gebeuren.

Dus als we teruggrijpen op ons voorbeeld van de YouTube hoofdstukken: de computer zal nooit een typefout maken in één van de tijdstippen, waardoor het ineens niet meer klopt. En hij zal ook geen hoofdstuk overslaan.

Zolang het goed staat in de video, zal het er ook goed uit komen in de gegenereerde tekst.

Hoeveel tijd kost het om de fout te herstellen?

Nu zou het fixen van een vergeten hoofdstuk, of het corrigeren van een verkeerd tijdstip, op zich zo gebeurd zijn.

Maar soms kost het een stuk meer tijd.

Voor mij is een goed voorbeeld hiervan het koppelen van banktransacties in de administratie. Als ik dit met de hand zou doen ben ik zeker dat ik af en toe een fout zou maken.

En ga dan maar terugzoeken waar je die fout gemaakt hebt, en wat er niet klopt.

Je bent zo uren bezig, wat gewoon ontzettend zonde is van je tijd, en al gebeurt dat 1x per jaar, kun je die tijd al wel optellen bij de tijd die dit proces je kost. (Bovendien: dat is waarschijnlijk weer iets wat een hoop energie kost, en je zal altijd zien dat het net gebeurt op een moment dat het niet uitkomt.)

Moet het onderhouden worden?

En dan ten slotte nog een keerzijde: is dit iets wat onderhouden moet worden?

Als de eisen bijvoorbeeld regelmatig veranderen, of er allerlei “Ja, maar als de invoer X is…"-randvoorwaarden zijn, kan het zijn dat je automatisering dergelijk veel onderhoud nodig heeft dat het niet de moeite is.

Je kunt dan natuurlijk altijd kijken of die randvoorwaarden echt nodig zijn, of dat daar bijvoorbeeld een patroon in zit waarop je kunt automatiseren.

Maar dan komen we al snel uit bij automatisering op maat. Dat is precies wat ik voor je doe, maar daarom dus lastig samen te vatten in een algemene blogpost. 😉

Conclusie

Ook als het eerst lijkt alsof het weinig uitmaakt kan het toch wel de moeite zijn om kleine taken te automatiseren.

Vaak kost een taak in totaal meer tijd dan je denkt; is het een onhandige onderbreking die je uit je focus haalt; kost het je niet alleen tijd, maar vooral ook energie; en is er een kans op fouten die je kunt voorkomen met een automatisering.

Alleen als de impact erg klein is, en de automatisering veel onderhoud zou vereisen, is het misschien niet de moeite.